Il faut savoir que lorsque le déplacement ne dépasse pas les 24 heures, on parle de « déplacement professionnel » et qu’au-delà de cette durée, on emploi le terme « voyage d’affaires ». Dans tous les cas, le régime juridique spécial encadre les déplacements pros. Cela oblige l’employeur à faciliter la mission de son salarié et à prendre en charge les frais de déplacements.
Les déplacements professionnels font partie des plus grosses dépenses de l’employeur, les piloter intelligemment permet de réduire les coûts de l’entreprise. Selon une étude de HRS, les voyages et les frais professionnels représentent le deuxième poste de dépenses pour les entreprises avec des commerciaux ou des cadres dirigeants. En effet, elle doit gérer tous leurs déplacements. Ainsi le temps consacré au traitement d’une note de frais de 20 minutes en moyenne est de 53 euros.
La société a deux possibilités
→ Laisser les collaborateurs gérer eux-mêmes leurs réservations d’hébergement et de transport
→ Faciliter cette démarche de réservation en mettant à disposition de ses salariés un Personal Travel Manager.
1. Concernant les salariés qui effectuent eux-mêmes la réservation d’un hébergement hôtelier. La recherche ajoutée à la saisie manuelle des frais de déplacement impactent leur temps de travail. Il faut aussi prendre en compte les frais de remboursement qui, bien souvent, sont effectués dans un délai supérieur à un mois.
Par ailleurs cette gestion est problématique. Notamment pour les entreprises devant ventiler, avec souvent des délais importants, le remboursement des frais de déplacements de leurs collaborateurs. Piloter le budget voyages d’affaires dans ces conditions est d’autant plus difficile que les entreprises y consacrent un jour non productif par mois.
D’après Concur et Global Business Travel Association, 28 % des billets d’avion et jusqu’à 50 % des nuits d’hôtel seraient réservés hors des règles. Par ailleurs, les objectifs fixés par les entreprises viennent alourdir les dépenses liées au poste déplacements professionnels.
2. La solution la plus rapide et économique est d’externaliser la recherche de logements. En effet, faire appel à un Personnel Travel manager (par l’intermédiaire d’une conciergerie) simplifie la vie des salariés. Cela permet aussi de faciliter la gestion des frais de déplacements pour l’entreprise.
Ainsi, le collaborateur, grâce à son entreprise, bénéfice d’un accès privilégié à une conciergerie. Celle-ci prend par mail ou par téléphone ses besoins d’hébergement.
Des solutions adaptées pour les Professionnels
Il ne perd plus de temps à rechercher sur plusieurs sites un hébergement et s’adresse directement à son Travel Manager. Une fois la réservation effectuée, ce dernier lui envoie une notification par mail ou par sms. Celle-ci indique le nom et l’adresse de l’hôtel ou de l’hébergement correspondant le mieux à ses attentes et ses besoins. Le service Travel by KeeSeeK propose toujours des solutions d’hébergement au plus proche du lieu de mission.
Par ailleurs il n’est plus nécessaire d’avancer les frais ou même de remplir un fichier Excel avec ses notes de frais. Le paiement est effectué par la plateforme de réservation et la facture est envoyée à l’entreprise en fin de mois directement.
Côté entreprises, KeeSeeK organise les voyages d’affaires des collaborateurs du déplacement (hébergements à tarifs préférentiels) jusqu’au paiement. Il y a naturellement moins d’entorses à la politique de voyage de l’entreprise qui s’aligne à 90% avec les règles établies.
Digitaliser et automatiser la procédure de réservation permet d’obtenir unreporting fiable et précis.
KeeSeeK met à disposition un tableau de bord offrant une vue synthétique. De plus, la plateforme permet de piloter le budget déplacement via une centralisation des paiements. Bien sûr, tout cela en accord avec les objectifs fixés par l’entreprise.