Vous avez un déplacement professionnel à effectuer ? Un déplacement de quelques jours voire de quelques semaines ? Dans une région ou une ville que vous ne connaissez pas ? Paris, Lyon, Marseille, Nantes, Rennes…?
Un voyage d’affaires répond aux besoins d’une entreprise souhaitant développer son marché au national, voire au reste du monde. Les déplacements font alors partie du quotidien du salarié, qu’il soit commercial ou cadre dirigeant. Ce dernier est d’ailleurs contraint, le plus souvent, par un budget déplacement et est donc limité dans ses dépenses. Chaque entreprise ayant une politique de voyages lui étant propre.
Planifier vos déplacements et gagnez du temps et de l’argent sur votre budget logement
Après avoir réservé votre billet de train ou d’avion, l’étape suivante : réservez votre hébergement.
Si une agence de voyage liée à votre entreprise gère vos déplacements, vous n’aurez qu’à lui indiquer où vous vous rendez et elle fera le reste. Même s’il est à noter que, si vous aviez fait vous-même votre propre recherche, vous auriez sans doute trouvé moins cher.
Ou, comme 90% des voyageurs d’affaires, vous vous rendez sur les sites généralistes type booking ou airbnb pour réserver une ou plusieurs nuits d’hôtel ou de gîtes en y passant, nécessairement, beaucoup de temps. Votre objectif étant de trouver la meilleure option c’est à dire la moins l’hébergement au meilleur rapport qualité / prix situé au plus proche de la mission à effectuer.
Optez pour une plateforme d’hébergement dédiée aux professionnels, comme vous, en mobilité ou en déplacement. Optez pour une plateforme offrant des prix à la nuitée, à la semaine et au moins, négociés spécialement pour vos séjours.
Déplacez vous seulement avec l’essentiel pour ne pas vous encombrer
Souvent, lors d’un déplacement il faut pouvoir avoir tout à disposition et ne rien n’oublier. Malheureusement nous ne pouvons pas tout emporter. Pour éviter de vous encombrer il faut donc déterminer ce qui est essentiel à votre déplacement.
Faites une liste des objectifs que vous devez atteindre dans ce déplacement. Est-ce la rencontre d’un prospect, et dans ce cas informatiser votre paperasse. Est-ce pour une réunion ou un séminaire ? Et en fonction de ses déplacements apporter le nécessaire, privilégiez l’informatique : là où tout se stocke sans plus vous prendre de place.
La durée de votre déplacement va aussi avoir un impact sur ce que vous allez devoir transporter. Il existe plusieurs techniques de pliages pour optimiser la place dans votre valise. Partez également avec des petits formats et vos essentiels en cosmétique.
Évitez de préparer vos affaires à la dernière minute, en faisant cela votre stress vous guidera dans le mauvais sens. Restez organisé et le tour sera joué !
Prévoyez tout en double et digitalisez
Vous perdez les documents importants ? Vous ne savez plus où vous les avez mis ? Il existe différentes solutions. Faites des copies ! Passez par le numérique ! Avec le digital vous pouvez retrouver facilement vos documents en passant par la barre de recherche. Vous préférez les documents version papiers ? Imprimez les, et gardez une copie sur votre ordinateur ou sur un disque dur. Retrouver vos documents n’aura jamais été aussi facile.
Attention tout de même à ne pas accepter tous les goodies notamment les clés USB sur les salons ou de la part d’entreprise, sans avoir vérifié leur contenu. Certains peuvent être mal intentionnés et il peut s’agir parfois de virus qui copient toutes les informations de vos ordinateurs. Restez prudent face à ce risque !
Vérifiez que tout est bien organisé : votre rendez-vous et votre entreprise
Afin que votre déplacement se passe bien, il est important de confirmer sa venue chez les interlocuteurs : leur rappeler la date de rendez-vous, l’heure, les modalités de rencontre pour être en accord avec eux. D’un autre côté, n’oubliez pas de prévenir vos collaborateurs au bureau afin que votre absence ne soit pas une surprise dans le service. Ils pourront donc également mieux s’organiser, en sachant que vous manquerez à l’entreprise durant la période de votre déplacement.
Prenez un temps off et pensez à vous détendre
Un déplacement professionnel peut être stressant et fatigant. N’oubliez pas de vous détendre ! Une fois vos affaires prêtes, n’hésitez pas à prendre un temps de pause entre la préparation de votre déplacement et le départ, afin d’avoir les idées en place et de pouvoir partir sereinement.
Ça y est, vous êtes à présent prêt à partir !