Organiser simplement vos séminaires, vos événements d’entreprises et vos réunions d’affaires.

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Planifier un événement d’affaires demande un minima d’expertise et d’organisation, et prend donc naturellement du temps. L’objectif étant que tout se passe au mieux et que les invités de cet évènement soient satisfaits.

KeeSeeK vous apporte ici des réponses pratico-pratiques afin de vous garantir la sérénité face à cette organisation.

Pourquoi réunissez-vous des personnes ? Quelles sont-elles et pour quel objectif ?

Des nouvelles recrues, du personnel déjà en place à former à un nouveau logiciel ou à une nouvelle réglementation. Invitez vos collaborateurs à un séminaire de formation. C’est le moment idéal pour développer leur intérêt pour les projets en construction au sein de votre entreprise.

Par ailleurs, la motivation et la performance peuvent être renforcées par un séminaire de motivation, aussi appelés Team Building, dont les activités s’organisent sous forme de challenges divers tels qu’une chasse au trésor, un escape Game ou la création d’une œuvre collective.

Séminaire virtuel ou présentiel ?

Pendant la pandémie, certaines entreprises n’ont pas voulu rompre avec leurs traditionnels séminaires et se sont alors positionnés vers l’organisation d’évènements virtuels.

Si elle permet de réduire les coûts (pas de frais d’hôtels ou de repas), une réunion virtuelle demande à ce que l’entreprise – et plus particulièrement chaque collaborateur – ait à disposition l’équipement informatique nécessaire à ces évènements digitalisés. Il faut donc s’assurer avant le jour J que tous les outils technologiques ont été testés préalablement et que tous les participants pourront être connectés en temps et en heure pour une participation sans accroc.

Comparativement, l‘évènement en présentiel, s’il demande une logistique plus grande, est préféré car il reste plus facile pour les collaborateurs de collaborer et d’échanger, particulièrement si une activité de Team Building est proposée lors de l’évènement.

Le mélange des deux reste également possible. Ainsi les personnes ne pouvant se rendre à l’évènement proposé peuvent participer en parallèle à une session virtuelle.

Si vous souhaitez organiser un séminaire en présentiel il vous faut trouver le bon endroit.

Vous souhaitez organiser un séminaire d’entreprise ou un séminaire professionnel pour une journée ou plusieurs jours, il vous faut trouver avant tout un lieu adapté.

Généralement, les endroits choisis sont des hôtels de standing mais peuvent également être des gîtes ou des lieux insolites. Néanmoins ce qui les caractérisent, c’est qu’ils pourront mettre à disposition une salle permettant d’effectuer un séminaire résidentiel, c’est à dire une journée d’étude créant une réelle coupure avec l’environnement professionnel quotidien.

Les lieux touristiques, à l’étranger ou dans des stations balnéaire sont principalement privilégiés. Le but des évènements d’entreprise, où sont généralement invités les cadres dirigeants, est de fédérer les collaborateurs et de développer les nouvelles idées dans un cadre original et sympathique.

Comment planifier cet événement sans commettre d’impairs ?

Avant toute chose, définir le budget, puis connaître le nombre de personnes qui participeront, l’activité Team Building choisie – s’il y en a une – et la distance maximum du lieu de travail. En effet si votre réunion d’affaires se fait sur un ou deux jours, mieux vaut ne pas trop s’éloigner de l’entreprise. La question se posera différemment si vous prévoyez cinq jours avec la possibilité de prolonger sur le week-end suivant.

Une fois ces données définies et le budget calculé, il vous faut benchmarker les lieux pouvant accueillir votre séminaire ou confier cette tâche à des organisateurs professionnels qui vous garantiront une solution correspondant à vos attentes tant en termes de budget que d’activités.

Faites appel à un professionnel de l’hébergement d’affaires

Vous l’avez compris, gérer un séminaire ou une réunion d’affaires est un métier à part entière.

Ainsi en fonction de ce que vous souhaitez et du nombre de participants, vous devrez peut-être penser à faire appel à une agence de voyages d’affaires dédiée aux professionnels.

Les Events Planners ou gestionnaires d’évènements ont l’expérience nécessaire pour planifier et organiser vos évènements d’affaires. Qu’ils s’agisse d’une réunion en petit comité ou d’un salon professionnel les organisateurs d’évènements professionnels vous accompagnent dans la recherche du lieu idéal et appréhendent avec justesse l’ensemble de vos besoins tout en respectant le budget alloué. Faire appel à un professionnel du secteur vous fait gagner en temps et en rentabilité.

KeeSeeK sait combien il est crucial de maîtriser les dépenses, notre démarche permettant de cibler les coûts liés à la :

  1. Hôtellerie de standing
  2. Restauration sur site ou hors site à la demande.
  3. Journée d’étude
  4. Team building avec choix multiples
  5. Distance entreprise – lieu du séminaire

Et ensuite ?

Une fois le séminaire fini ou la réunion de travail passée, connaître le ressenti des invités, collaborateurs y ayant participé peut être intéressant. Pourquoi ? Tout simplement pour recueillir leurs retours, et adapter les prochains évènements. Les organisateurs sont friands de ces informations car elles leur permettent d’ajuster et de répondre le plus efficacement aux attentes de l’entreprise.

L’organisation d’un évènement d’entreprise n’est pas simple et peut même être stressant pour quelqu’un pour qui ce n’est pas le métier. Respirez et confiez l’organisation à un spécialiste.

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