À l’heure où la pandémie mondiale a gravement impacté l’activité économique des entreprises, la vie professionnelle a, elle aussi, bien changé pour les collaborateurs.
En effet, ils ont eu pour obligation de faire du télétravail ou encore ils se sont vu exempter de nombreux voyages d’affaires.
Néanmoins, avec le vaccin, les voyages semblent reprendre, pour le moment en France. Il est donc important pour une entreprise de se remémorer ce qu’est une PVE et pourquoi est-elle si importante…
En quoi consiste une politique de voyage dans une entreprise (PVE) ?
Une Politique voyage d’entreprise (PVE) est un règlement intérieur qui régule l’organisation des voyages professionnels des collaborateurs. Elle a pour but d’encadrer et contrôler leurs dépenses, d’assurer leur sécurité mais aussi de les guider dans leur démarche de recherche (budget, modes de transports, types d’hébergements, remboursement…). C’est un document consultable à tout moment par les salariés. On en trouve dans tous les types d’entreprises, des grands groupes aux PME.
Comment réussir sa politique de voyage ?
1. Il faut allier maitrise des coûts et confort en créant un budget voyage qui comprend :
- Les plafonds hôteliers : soit le seuil tarifaire/ nuit à ne pas dépasser
- Les classes de transport : correspondant à ce que peut choisir le collaborateur comme classe soit la classe économique / business
- Les partenariats : c’est-à-dire les compagnies aériennes à privilégier ou les chaines hôtelières avec lesquelles des tarifs « professionnel » ont été négociés
Ce budget permet à l’entreprise de faire des économies et d’éviter les abus.
Néanmoins, il ne faut pas négliger le confort de vos collaborateurs !
En effet, cela pourrait entrainer du stress, de la fatigue et des tensions auprès des collaborateurs. Or ce sont des facteurs qui sont absolument à éviter dans la vie d’une entreprise, notamment durant des déplacements professionnels.
A noter que la maitrise des coûts n’est pas forcément synonyme d’une baisse de confort pour les voyageurs. Au contraire, une politique de voyage est un levier d’économies tout en pensant au bien être des collaborateurs en déplacement
2. Il faut s’équiper d’outils adaptés aux voyages professionnels
- Le self booking tool : est un outil de réservation en ligne permettant aux salariés de choisir leurs transports, l’hôtel, la location de voiture pour leur voyage professionnel.
Cet outil est adapté aux critères de la PVE : tarifs, partenariats mis en place par l’entreprise.
- Carte corporate et carte logée : est un compte logé auprès des partenaires. Celui-ci permettant la centralisation des dépenses de voyage, l’automatisation des notes de frais. Enfin il permet le regroupement et le contrôle des dépenses et des transactions simplifiés pour les collaborateurs.
3. Il faut prévoir les imprévus :
Si le voyage est réservé tardivement, le fait qu’il y’est une forte demande peut entrainer des surcoûts par rapport au budget prévu.
Par ailleurs, les collaborateurs peuvent être amener à perdre leurs bagages, à être hospitaliser pour une maladie ou à être victime d’un accident de la route.
Toutes ces péripéties peuvent entrainer des coûts supplémentaires sur le budget prévu au départ du voyage d’affaires.
Attention ! Lorsque les salariés se déplacent en voyages d’affaires, ils sont juridiquement sous la responsabilité de l’entreprise.
Il faut donc qu’elle assure la protection de ses collaborateurs, y compris à l’étranger.
4. Il faut savoir s’entourer :
Vous n’avez pas le temps d’organiser les voyages d’affaires de vos collaborateurs en déplacement ? KeeSeeK s’occupe de tout pour vous.
Elle met à votre disposition un Travel Manager, en charge de définir et faire respecter la PVE (budget déplacement) au sein de votre entreprise !
Il s’occupera de réserver les hébergements à des tarifs préférentiels, des paiements et des transmissions des informations de réservation.
En plus d’une automatisation des procédures de réservation, KeeSeeK vous permet d’avoir une vision globale et facilité des notes de frais et une centralisation des différents paiements.
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Conclusion
Pour que les déplacements professionnels respectent le budget de votre entreprise et le bien-être de vos collaborateurs il est essentiel de :
- Spécifier les conditions et les modalités de la PVE avant d’organiser un voyage
- Mettre en place des outils pour faciliter l’organisation de celui-ci et le respect de la PVE
- Limiter l’impact des déplacements sur les dépenses des salariés et de l’entreprise